Leitfaden: Kostenerstattung (für externe Gäste)

Allgemeine Informationen

• Nur Ausgaben, die in direktem Zusammenhang mit der Dienstreise stehen – wie beispielsweise notwendige Übernachtungskosten, Reisekosten usw. – sind erstattungsfähig.
• Wir bitten die Besucher außerdem, ihre Reise- und Unterkunftsbuchungen so früh wie möglich vorzunehmen, um Last-Minute-Buchungen und Preissprünge zu vermeiden.
• Formulare zur Reisekostenerstattung müssen innerhalb von 6 Monaten nach Beendigung der Reise eingereicht werden. Nach Ablauf von 6 Monaten können Reisekosten nicht mehr erstattet werden.

Wichtige Vorschriften und Beschränkungen

Hotel

• In München: bis zu maximal 120 € pro Nacht (inkl. Frühstück)
• Außerhalb von München: bis zu maximal 90 € pro Nacht (inkl. Frühstück)
• Im Rahmen der Hotelpreisgrenzen können Airbnb, Booking.com und andere Anbieter genutzt werden
• Höhere Kosten können nur in Ausnahmefällen erstattet werden – bei Vorliegen triftiger
  Gründe und gegen Nachweis, dass innerhalb der festgelegten Obergrenzen keine Hotels verfügbar waren.

Reisen

• Flug: Tickets in der Economy-Klasse.
• Zug: Fahrkarten der Economy-Klasse. Bitte denken Sie daran, gegebenenfalls bereits vorhandene
  Rabattkarten zu nutzen (Beispiel: BahnCard25)
• Öffentliche Verkehrsmittel: vom/zum Flughafen/Bahnhof sowie während der Geschäftsreise
• Taxi/Uber/Privat-Pkw: Nicht erstattungsfähig. Ausnahmen sind nur in begründeten Ausnahmefällen möglich.

Sonderfälle

Privatreisen (längerer Aufenthalt):

• Wird eine private Reise oder ein längerer Aufenthalt mit der Dienstreise verbunden, werden nur die Kosten erstattet, die auf die Dienstreise entfallen.
• In diesen Fällen muss der Gast einen Vergleich der Reisekosten vorlegen, um den angemessenen Erstattungsbetrag zu ermitteln (Beispiel: vergleichbare Screenshots, aus denen die Kosten für die Fahrkarten der Dienstreise im Vergleich zur verlängerten Reise hervorgehen).

Formulare zur Reisekostenerstattung müssen innerhalb von 6 Monaten nach Beendigung der Reise eingereicht werden. Nach Ablauf von 6 Monaten können Reisekosten nicht mehr erstattet werden.

Erforderliche Unterlagen und Formulare

Bitte denken Sie daran, alle Originalbelege für Hotel- und Reisekosten, Fahrkarten, Bordkarten, Fahrscheine für öffentliche Verkehrsmittel sowie Kaufbelege und die entsprechenden Zahlungsnachweise aufzubewahren und einzureichen.

• Erstattungsformular für Referenten:
  Füllen Sie das Reisekostenerstattungsformular für geladene Gäste (PDF, 186 KB) vollständig aus und geben Sie dabei Ihre Adresse, Kontaktdaten sowie Bankverbindung (IBAN/BIC) an. Für Besucher aus Nicht-EU-Ländern geben Sie bitte zusätzlich alle für internationale Überweisungen erforderlichen Angaben an (Kontonummer, Bankleitzahl usw.)
• Nachweis der Ausgaben:
  - Hotel: Rechnungen/Belege
  - Bahn: Rechnungen/Belege + Fahrkarten
  - Flug: Rechnungen/Belege + Flugtickets + Bordkarten
  - Öffentliche Verkehrsmittel (falls zutreffend): Rechnungen/Belege und Fahrkarten
  Hinweis: Wenn Sie Fahrkarten für öffentliche Verkehrsmittel direkt am Fahrkartenautomaten kaufen, bewahren Sie bitte sowohl die Fahrkarte als auch den Zahlungsbeleg auf.
• Zahlungsnachweise: für die jeweiligen Ausgaben, für die Sie einen Antrag stellen. Dies kann in Form von Kontoauszügen, PayPal-Belegen, Kreditkartenabrechnungen usw. erfolgen.
• Für eingeladene Gäste/Referenten, die bereits in Deutschland leben/arbeiten (und über eine deutsche Steuernummer verfügen) oder zu einem längerfristigen Aufenthalt anreisen, gelten die Vorschriften zur Steuernummer. Bitte füllen Sie das Formular zur Erklärung der Steuernummer (auf Deutsch) (PDF, 158 KB) aus. (Die englische Version dient nur zu Informationszwecken.) Oder wenden Sie sich an den Veranstalter, falls dies auf Sie zutrifft.
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Erstattungsverfahren

Es gelten die folgenden Schritte:

• 1. Sammeln Sie alle oben genannten erforderlichen Unterlagen.
  2. Füllen Sie das Reisekostenerstattungsformular für geladene Gäste (PDF, 186 KB) vollständig aus und geben Sie dabei Ihre Adresse, Kontaktdaten sowie Bankverbindung (IBAN/BIC) an. Für Besucher aus Nicht-EU-Ländern geben Sie bitte zusätzlich alle für internationale Überweisungen erforderlichen Angaben an (Kontonummer, Bankleitzahl usw.).
  3. Bitte reichen Sie alle Originaltickets und -buchungen sowie Belege und Zahlungsnachweise ein. Falls Sie Belege ausschließlich digital bzw. per E-Mail erhalten haben, drucken Sie diese bitte aus oder leiten Sie sie uns per E-Mail als Anhang weiter.
  4. Reichen Sie das unterschriebene Erstattungsformular und die erforderlichen Unterlagen entweder
     a) direkt beim MCGA-Büro/Koordinatorin ein (sofern die Veranstaltung vor Ort stattfindet) oder
     b) senden Sie das unterschriebene Formular und alle erforderlichen Unterlagen per Post an das Büro des Münchner Zentrums für Geoastronomie:
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     Dr. J. Jaiswal
     Munich Center for Geoastronomy
     Dept. für Geo- und Umweltwissenschaften
     Ludwig-Maximilians-Universität (LMU)
     Theresienstraße 41 C
     D-80333
     München
     ------------------------------------------------------------------------
     ODER
     c) das unterschriebene Formular und alle relevanten Unterlagen einscannen und per E-Mail senden
  5. Für Personen, die regelmäßig an die LMU reisen, und/oder Gäste, die in Deutschland wohnen, ist zusätzlich eine Steuernummer erforderlich (bitte wenden Sie sich im Voraus an den Veranstalter, falls dies auf Sie zutrifft).

Sie reichen alles digital ein? Bitte bewahren Sie alle Originalunterlagen, Belege und Formulare auf, bis die Erstattung vollständig abgeschlossen ist. In Einzelfällen können wir Sie bitten, diese nachzureichen.
Sie senden Formulare oder Unterlagen per Post? Wir empfehlen einen Versand mit Sendungsverfolgung. Bitte bewahren Sie außerdem eine digitale Kopie der ausgefüllten Formulare und Unterlagen auf und senden Sie uns diese nach Möglichkeit vorab zu.

Haftungsausschluss: Wir bemühen uns zwar, diese Informationen korrekt und hilfreich zu gestalten, sie werden jedoch ohne Gewähr bereitgestellt. Maßgeblich sind die Bestimmungen des aktuellen BayRKG (Bayerisches Reisekostengesetz).